Gemeentesecretaris Johan de Jager: "Gemeentelijke dienstverlening is en blijft mensenwerk"

Bodegraven-Reeuwijk - Juni 2016 spraken wij met gemeentesecretaris Johan de Jager over de grote wijzigingen die werden doorgevoerd in de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie van de gemeente. Hij vertelde toen dat hij bij zijn aantreden de opdracht had meegekregen om een analyse te maken van het vraagstuk 'waar staan we en wat is er nodig om perspectief te bieden voor de toekomst van de organisatie en de mensen die daarin werken'.

Veranderingen in de werkorganisatie waren volgens De Jager nodig, omdat we leven in een samenleving die steeds sneller wordt en je een steeds grotere kloof ziet ontstaan tussen inwoners en overheid als je blijft werken in de oude, sterk hiërarchische, cultuur. De gemeentesecretaris stelde toen dat er grote stappen moesten worden gezet om die kloof te dichten. Naast positieve geluiden zijn er echter ook berichten dat binnen het ambtelijk apparaat verschillend wordt gedacht over de veranderingen. Ook blijkt de kloof met de inwoners zeker nog niet gedicht, gezien de discussies de afgelopen jaren over zaken als sportharmonisatie, de reconstructie van de Raadhuisweg/Zoutmansweg in Reeuwijk-Brug en de huisvesting van arbeidsmigranten. Wij legden de gemeentesecretaris een aantal vragen voor over de stand van zaken en of hij de positieve en kritische kanten van het proces herkent.

De organisatie is 'ontschot', afdelingshoofden zijn verdwenen en diensten als bouw- en woningtoezicht en de belastingdienst zijn elders ondergebracht. Heeft deze platte organisatie gebracht wat er van werd verwacht?

"Het heeft zeker veel opgeleverd. Het was vooral een manier om zowel in- als extern de samenwerking te versterken en de gesprekken op gang te brengen, zonder de last van bureaucratie. Afdelingshoofden zijn er tussenuit gehaald - dat scheelt een overlegschakel - en er wordt minder gewerkt vanuit procedures en regels. Op die manier kun je samen zaken sneller oplossen, ook naar buiten toe. Toen wij begonnen was het een naar binnen gerichte organisatie, nu is veel meer sprake van direct contact met de inwoners. Zoals ik het ervaar loopt dat goed, bijvoorbeeld in de Huizen van Alles en in de projecten waaraan wij werken. Per saldo heeft het de ontwikkeling van de organisatie en de medewerkers aanzienlijk gestimuleerd en de output enorm verhoogd, wat overigens niet wil zeggen dat alles altijd goed gaat. Het blijft wel mensenwerk."

Wat hebben de wijzigingen voor de medewerkers betekend? Ons bereiken berichten dat een deel zich wel in de nieuwe werkwijze kan vinden, maar dat het bij een aantal nogal 'schuurt'?

"Als je deze enorme veranderingen doorvoert, vraagt dat veel van de mensen. Veranderingen roepen vragen op. Sommigen kunnen daar snel in meegaan, anderen hebben meer tijd nodig of voelen zich er niet in thuis. Zij hebben in dit huis of elders een nieuwe werkplek gevonden. Daar liggen natuurlijk wel momenten die lastig zijn, maar in het algemeen willen mensen hier niet weg en vinden ze het fijn om hier te werken. Door de nieuwe werkwijze kunnen wij ook gemakkelijker nieuwe mensen vinden, onze manier van werken spreekt namelijk veel mensen ook aan. Daar zijn wij erg blij mee, want zij brengen weer nieuwe ideeën mee."

In 2016 was misschien nog niet helemaal te voorzien welke omvang vraagstukken als het sociaal domein en duurzaamheid zouden krijgen. Is de organisatie wel ingericht om deze omvangrijke probleemvelden op een goede wijze op te pakken en aan te sturen?

"Dit is een terechte vraag. Meteen na de fusie is er begonnen met een bezuinigingsopdracht van 27 fulltime arbeidsplekken. De organisatie die overbleef was een basisorganisatie, die (nog) niet kwalitatief en kwantitatief voldoende uitgerust was voor de huidige en toekomstige ambities en ontwikkelingen. We hebben de afgelopen jaren op diverse manieren daarop ingespeeld. Er is onder andere ruimte ontstaan door afscheid te nemen van managers, maar ook door een veel mindere bureaucratische manier van werken. Inmiddels moet je vaststellen dat het werk op vele fronten, bijvoorbeeld op het gebied van bouwproductie, huisvesting arbeidsmigranten, duurzaamheid en sociaal domein, zodanig is toegenomen dat er niet veel rek meer in zit en het moment van bij-organiseren reëel wordt."

Zijn er in de nabije of verdere toekomst nog verdere ontwikkelingen op dit gebied te verwachten?

"Wij willen verder inzetten op een verbetering van de dienstverlening. Wij willen vragen en opgaven vanuit het gesprek oplossen en minder vanuit de stukken of het schrijven van brieven. We hebben daar al goede stappen in gezet. Dat wil niet zeggen dat het altijd goed gaat, zoals bij de aanpak van de huisvesting arbeidsmigranten. Daar staan gelukkig ook positieve ervaringen tegenover, zoals het overleg in de dorpen over de investeringen in de openbare ruimte. De raad hecht ook veel waarde aan het gesprek met onze inwoners. Ik denk dat wij op de goede weg zijn, zelfs als het in het besluitvormingstraject een keer niet goed gaat."

In de raad zijn vragen gesteld of de omvang en deskundigheid van het ambtelijk apparaat wel voldoende is om alle taken op een adequate wijze te vervullen. Speelt hierin niet mee dat de ambities van een raadsprogramma als 'Samen Duurzaam Gezond' niet of onvoldoende afgestemd worden op de beschikbare ambtelijke capaciteit?

"Dit is wat scherp gesteld. Het raadsprogramma geeft op hoofdlijnen de ambities weer. Wij hebben enige tijd nodig om de impact daarvan te doorgronden en te bepalen hoe we daaraan invulling kunnen geven. De overdracht van het sociaal domein heeft een grote impact gehad. Wij zijn vanuit de praktijk van het werk aan de gang gegaan en wij zijn nu wel zover dat wij weten wat wij nodig hebben om het goed te doen. Duurzaamheid is ook een ontwikkeling die de komende jaren veel aandacht en inzet vraagt. De maatregelen op dat gebied kun je niet van achter je bureau nemen. Je kunt het misschien wel bedenken, maar de concrete invulling daarvan zal toch vanuit samenspraak met ondernemers en inwoners tot stand moeten komen."

De burgemeester gaf naar aanleiding van de vragen in de raad aan dat er inderdaad knelpunten zijn, dat er mensen worden ingehuurd om dat op te lossen. Leeft de wens tot personele uitbreiding en is daar geld voor?

"Willen wij alle ambities die er zijn ook in de toekomst kunnen blijven waarmaken, dan zullen we moeten bij-organiseren. Ondanks de kwaliteiten waar wij nu over beschikken, vraagt de toename en de intensiteit van de vraagstukken daar wel om. Dat vraagt om extra inzet, maar kan, bijvoorbeeld bij bouwprojecten, ook extra geld opleveren. Bij de komende kadernota zal dat ook aan de orde komen."

In 2016 spraken wij over het dichten van de kloof tussen burger en overheid. Waarom lukt het niet echt om de burger bij de besluitvorming beter te betrekken en welke initiatieven worden genomen om dat beter te laten lopen? De inwoners zijn kritisch op dat gebied. Is dat terecht?

"De hele samenleving verandert. Mensen verwachten meer inspraak, uiten zich gemakkelijker en verlangen sneller antwoord. Dat vergt van ons aanpassingen in de dienstverlening. In grote lijnen gaat dat goed, maar soms lukt dat minder en dat betekent voor ons een stimulans om het weer beter te gaan doen. Wij denken erover om één centraal aanspreekpunt in te stellen waar mensen terecht kunnen als zij van mening zijn dat zaken niet goed afgewikkeld worden. Van ons mag worden verwacht dat we tijdig antwoord geven, maar iets anders is dat wij niet altijd de vraagsteller blij kunnen maken. Dat geldt ook voor de gesprekken die je met de samenleving aangaat. Hoe meer gesprekken, hoe meer meningen en die zijn vaak ook tegengesteld. Dat vergt een andere aanpak dan vroeger, toen beslissingen van achter het bureau en in de raadzaal werden genomen. Ik ben het er overigens niet mee eens dat het niet lukt om de inwoners in de planvorming mee te nemen. Het is zelfs een pijler waarop wij werken en dat gaat ook vaak naar tevredenheid. De beeldvorming wordt vaker bepaald door de momenten dat het niet zo werkt."

Er is onvrede bij dorpsteams. Twee hebben hun werkzaamheden inmiddels gestaakt. Hoe lopen de contacten tussen gemeente en dorpsoverleggen; is er wel sprake van duidelijkheid naar elkaar over wat wel en niet kan worden waargemaakt?

"Ik denk dat er in samenwerking met de dorpsoverleggen heel veel goede dingen zijn bereikt in de afgelopen jaren, met en dankzij de mensen van de dorpsoverleggen. Ik denk dat het een goed moment is om, daar waar de samenwerking minder goed verloopt, de wijze waarop wij met elkaar samenwerken zo nodig aan te gaan passen en te bezien wat nodig is voor een betere match. Ieder dorp heeft zijn eigen kleur en wij moeten kijken welke werkwijze daar het beste bij past. Wij willen graag meedenken over de vragen en de wensen die er leven, maar anderzijds vragen wij ook begrip voor de afwegingen die wij soms moeten maken en de tijd die nodig is om de antwoorden te produceren."

Kan het mede zijn dat die onvrede ontstaat uit het feit dat bijvoorbeeld al jaren gesproken wordt over het opstellen van dorpsvisies, maar dat dit niet echt van de grond komt. Zou daar niet meer aan getrokken moeten worden?

"Wij proberen die visies vanuit de dorpsoverleggen te laten ontstaan, wellicht moet het overleg wat breder getrokken worden, maar dat hangt ook af van de wensen van de mensen in de dorpen zelf. Het gaat vaak om concrete zaken die met elkaar de visie moeten vormen. Ambtelijk zijn wij begonnen met de voorbereidingen. Wij zullen in de komende tijd stappen zetten om het proces verder op gang te brengen. Het is van groot belang dat we dat vanuit de samenspraak aangaan, want de dorpsvisies vormen mede de bouwstenen voor de omgevingsvisie die moet worden opgesteld als uitvloeisel van de nieuwe omgevingswet."

Tot slot?

"Tot slot wil ik benadrukken dat er heel veel mensen zijn die zich inzetten voor onze mooie gemeente, zowel buiten als binnen het gemeentehuis, en dat er veel bereikt is dankzij deze samenwerking. Als we in gesprek met elkaar blijven, zal dat ook in de toekomst gebeuren. Het is en blijft mensenwerk en je hebt elkaar nodig. Daar geloof ik in."

Tekst en beeld: Bert Verver