Ambtenaren voelen zich onveilig
AlgemeenBODEGRAVEN-REEUWIJK - Binnen het gemeentehuis woedt een heftige strijd tussen de ambtenaren en de bestuurders over de herinrichting van de organisatie. Dit verlamt de slagkracht van de gemeente, leidt naast een torenhoog ziekteverzuim tot een groot verloop onder ambtenaren en creëert ook volgens de Vertrouwenspersoon een onveilige werksituatie. Belangrijkste klacht is dat de ambtenaren zich niet gehoord en daarmee niet serieus genomen voelen.
door Henri Stolwijk
Twee externe personeelsadviseurs van Adviesburo Booms & Broere uit Rotterdam werken sinds kort gedwongen vanuit huis om het gevoel van een onveilige werkcultuur weg te nemen. Hun werkzaamheden, naar verluid à raison van 20.000 euro per maand, worden bovendien versneld afgebouwd. Ook de enige interne HR-adviseur ligt bij zijn collega’s onder vuur, tientallen klachten zijn besproken met de externe vertrouwenspersoon. Inmiddels is met succes gezocht naar aanvulling van deze afdeling van buitenaf om de sfeer te verbeteren en het vertrouwen te herstellen.
De afgelopen jaren zijn om en nabij 80 nieuwe ambtenaren aangenomen en circa 70 vertrokken (op een totaal van circa 200). Volgens de jongste informatie zijn er thans nog drie onvervulde gemeentelijke vacatures. Of het grote verloop een gevolg is van de overspannen arbeidsmarkt, waarmee ook de gemeente worstelt, dan wel dat de sfeer in het gemeentehuis zo vergiftigd is dat veel mensen vertrekken, laat zich moeilijk raden. Maar dat het in het gemeentehuis al jarenlang niet echt gezellig werken is, lijkt een understatement.
Zucht van verlichting
Niet voor niets klinkt in de zomer van 2021 binnen het gemeentelijk apparaat aan het Raadhuisplein een zucht van verlichting: gemeentesecretaris Johan de Jager vertrok naar Hardinxveld-Giessendam en burgemeester Christiaan van der Kamp ging aan de slag als directeur van de Omgevingsdienst Haaglanden.
In de voorgaande jaren drukten zij een grote stempel op de organisatie. De Jager hangt het principe aan dat hiërarchie niet het leidende principe dient te zijn om tot resultaten te komen, dat je beter kan werken met zo min mogelijk en bij voorkeur geen enkele afdeling, functie of manager.
‘Persoonlijk leiderschap’
De Jager gebruikt daarvoor de term ‘blauwdrukvrij denken’. “Op deze manier kan iedereen zich ontwikkelen vanuit zijn persoonlijk leiderschap, omdat je zelf kiest hoe je je werk organiseert en doet waarin je goed bent. Zonder betutteling en bureaucratie, om zo goed mogelijk in te kunnen spelen op de behoeften van samenleving en bestuur,” aldus De Jager in zijn biografie als in te huren spreker van opleidingscentrum De Academie. Van der Kamp steunde hem jarenlang volledig. Met een groepje vertrouwelingen om zich heen dwong De Jager de organisatie in de door hem uitgestippelde koers.
Enorme onvrede
Het leidde tot enorme onvrede: wethouders en raadsfracties klaagden steen en been dat ambtenaren onvoldoende leverden wat werd gevraagd, maatschappelijke organisaties en burgers vonden niet of nauwelijks gehoor in het gemeentehuis. Want waar niemand verantwoordelijk is kun je ook niemand aanspreken. En dat kwam de sfeer intern ook bepaald niet ten goede. Het ziekteverzuim onder de ambtenaren nam explosief toe, tot boven de 10 procent in april 2022. De meest recente cijfers schommelen rond de 5 procent.
Door vele wisselingen in de ambtelijke aansturing bleven projecten eindeloos doorslepen. Het aantal extern ingehuurde adviseurs liep de pan uit, jaarlijks werden en worden daaraan miljoenen euro’s besteed. De gemeenteraad ergerde zich groen en geel en probeerde verandering van aanpak af te dwingen. In dat kader werd de portefeuille Personeelszaken afgenomen van burgemeester Van der Kamp, die ging naar wethouder financiën Dirk-Jan Knol.
Nieuwe gemeentesecretaris
Na het vertrek van De Jager werd Lizet Keijzers, na een selectieprocedure waarbij andere (externe) kandidaten afvielen, bevorderd tot gemeentesecretaris. Keijzers is overigens in Nieuwkoop raadslid voor de partij Samen Beter Nieuwkoop, kent dus ook als raadslid het klappen van de zweep. In directe zin is de gemeentesecretaris als directeur verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie. Wel geeft de politiek richtlijnen en spreekt verwachtingen uit.
Speciale programma’s, opgesteld onder druk van de politiek, moesten na het vertrek van De Jager de hiërarchie terugbrengen en de organisatie duidelijkheid schenken over de uit te voeren taken. Om het proces in goede banen te leiden werden externe adviseurs ingehuurd.Ook werd als doelstelling ingevoerd dat het aantal ingehuurde krachten drastisch moest dalen. Niet iedereen in de gemeenteraad heeft er ook vertrouwen in dat dit de goede kant op gaat: recent heeft de fractie van Lokaal Liberaal een groot aantal vragen ingediend over de inhuur over de afgelopen jaren, zoals over de daaraan verbonden kosten en hoe lang die inhuurkrachten al werkzaamheden verrichten.
Domeinregisseurs
Er worden gestaag vorderingen gemaakt: inmiddels zijn zogenaamde ‘domeinregisseurs’ aangewezen en afdelingen in ere hersteld. De domeinen heten Bestuur & Organisatie, Ruimte, Maatschappij, Publieke Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Het managementteam draagt de naam ‘Strategisch Platform’. Overkoepelend heet het proces ‘de doorontwikkeling van de organisatie’. “Hierbij blijven de waardevolle elementen van samen-organiserend werken behouden en pakken wij door op de ontwikkelpunten,” zo schrijft de gemeente in een informatieblad over deze aanpak.
Politiek verantwoordelijk
Sinds de verkiezingen in 2022 is wethouder Elly de Vries politiek verantwoordelijk voor de portefeuille Bedrijfsvoering, dat is na de komst van burgemeester Michiel Grauss begin 2023 zo gebleven. In de begroting zijn onder haar verantwoordelijkheid forse bedragen opgenomen voor het op het gewenste peil brengen van de gemeentelijke organisatie. In de begroting van 2023 staat de volgende aankondiging: “Om de grote ambities en opgaves waar te maken, worden gericht middelen vrijgemaakt, om op een aantal thema’s personeel aan te kunnen trekken. De kost gaat hierbij voor de baat uit: de overall-aanpak van de ontwikkeling van de organisatie leidt tot een efficiënter werkende organisatie, hetgeen financieel gunstiger uitpakt.”
Onveilige cultuur
De Ondernemingsraad vindt de aanpak onvoldoende. In een e-mail aan de ambtelijke organisatie klinkt glasheldere kritiek door: “De OR vindt het van groot belang dat jullie je binnen onze organisatie veilig (kunnen) voelen, dat jullie je vrij en veilig genoeg voelen om je uit te (durven) spreken, dat jullie je gewaardeerd weten en dat het binnen onze organisatie prettig werken is. De OR is van mening dat oprechte aandacht en zorg vanuit de leiding en goede ondersteuning en facilitering vanuit HR naar leiding en jullie hiervoor onontbeerlijk is. Evenals rolvastheid, goede en tijdige interne communicatie en volledige transparantie. Zo zou het bijvoorbeeld mooi zijn als medewerkers in een situatie van werkdruk ondersteuning en/of zorg ervaren vanuit leidinggevende en HR in plaats dat zij (het gevoel krijgen) hierin alleen te staan. Ook wensen wij voor nu en in de toekomst dat medewerkers feedback durven geven aan de leiding en/of HR en dat daarnaar geluisterd wordt en daar de juiste en meest passende opvolging aan wordt gegeven. Naar onze mening kan onze gemeentelijke organisatie hier nog de nodige stappen in maken.”
Verwijten
Op dezelfde plek werd voor eind 2023 een onderzoek naar de tevredenheid van de medewerkers aangekondigd. Of dat nog zin heeft is zeer de vraag: uit interne correspondentie van onder meer de Ondernemingsraad blijkt dat de onvrede binnen het gemeentelijk apparaat niet bepaald is afgenomen. Sterker, in gesprekken met Keijzers, als directeur voor het ambtelijk apparaat, zijn vergaande verwijten uitgesproken over de onveilige werkcultuur. Zo is er irritatie over de communicatie, ambtenaren voelen zich geremd om bij de HR-adviseurs hun mening te geven, waardering zou ontbreken. Bij de rol van HR (de interne man met het extern ingehuurde duo) worden grote vraagtekens gezet, hij geniet in elk geval net als zijn externe collega’s weinig vertrouwen. Het drietal wordt een eigenzinnige koers verweten.
Zij zouden zich hebben opgesteld als leidinggevenden en niet als adviseurs. Volgens de OR voelen tientallen medewerkers zich onheus bejegend en spreken daarom van een onveilige werksfeer. De externe Vertrouwenspersoon dringt na een eerste verkenning, waarin het gevoel van onveiligheid nader onder de loep is genomen, inmiddels aan op meer onderzoek onder medewerkers en oud-medewerkers. Dat beeld wijkt overigens af van het aantal officiële klachten, drie stuks, dat in 2022 zou zijn ingediend. Over 2023 zijn wat dit betreft nog geen officiële data beschikbaar.
Boetekleed
De aanhoudende personele onvrede heeft inmiddels tot actie geleid: in een interne blog trekt Keijzers in zekere zin het boetekleed aan. Zij bevestigt gesprekken met de externe vertrouwenspersoon over ervaren onveiligheid. En meldt dan: “Deze berichten zijn niet fijn en raken me. Belangrijke thema’s in het overleg waren dan ook veiligheid en vertrouwen; de gewenste aandacht voor het personeel: voor jullie; en de relatie daarvan met de ontwikkeling van onze organisatie. Insteek is dat we blijven werken aan een cultuur waar iedereen zich veilig voelt en zich vrij voelt om te zeggen wat ’ie wil zeggen. Dat is voor mij essentieel.”
Koerswijziging
Keijzers geeft aan dat de koers deels wordt gewijzigd. Gesprekken met twee sollicitanten voor de functie van HR-adviseur zouden inmiddels tot resultaat hebben geleid, al moeten ze nog wel in dienst treden. “We hebben gaandeweg geconstateerd dat andere kwaliteiten aan het team toegevoegd moeten worden,” verklaart Keijzers in haar blog. Afbouw van de inhuur vindt versneld plaats: de twee ingehuurde krachten die, aldus Keijzers, “beiden de afgelopen jaren veel betekend hebben voor het team en de organisatie” pakken geen nieuwe activiteiten meer op. En: “Zij brengen hun werkzaamheden stap voor stap naar de afronding en werken toe naar een overdracht aan het team HR en de domeinregisseurs. Hierdoor zijn zij minder zichtbaar aanwezig, maar uiteraard blijven zij per mail en telefonisch bereikbaar.”
Bijzonder detail: de twee blijven tot nader order betrokken bij de werving en selectie van nieuwe collega’s en inhuur via Cricle8. Deze in Nieuwegein gevestigde organisatie profileert zich als partner (broker en intermediair) op de externe inhuur van professionals. Alle contracten van ingehuurde medewerkers moeten via Circle8 lopen, waar voorheen nog wel eens direct afspraken met freelancers werden gemaakt.
De OR verweert zich tegen deze manier van werken, oordeelt dat de externe adviseurs zo een te grote greep houden op de inrichting van de organisatie.
‘Oprecht jammer’
De externe personeelsadviseurs hebben zich overigens niet zonder slag of stoot bij de gang van zaken neergelegd. In een e-mail richten zij zich licht verbolgen direct tot alle medewerkers. Daarin schrijven zij over de door de Ondernemingsraad afgedwongen maatregelen. “Voor ons is dit een zeer aparte manier van werken. Voor ons werk is contact met de collega’s juist essentieel. Wij kunnen onze werkzaamheden niet volledig onzichtbaar en zonder collega’s uitvoeren. Maar als het vertrouwen en de veiligheid toeneemt doordat wij ons werk zo min mogelijk op locatie doen, willen wij dat niet in de weg staan. Wij vinden het oprecht jammer dat de Ondernemingsraad heeft besloten om hierover niet met ons in gesprek te gaan. Voor ons zijn redenen waarom niet helemaal duidelijk.”
Op welke manier hun werk nu vorm moet krijgen wordt besproken met diverse betrokken partijen. “Als dit niet werkbaar blijkt, zullen wij dit met het team HR en het Strategisch Platform bespreken,” aldus melden de externe adviseurs in hun e-mail.
De OR spreekt naar aanleiding van de nieuwe aanpak wel vertrouwen uit in de toekomst. In de interne e-mail aan alle collega’s schrijft de raad: “Wij hebben er vertrouwen in dat onze bestuurder (Lizet Keijzers, red.) net als de OR streeft naar een organisatie waarin het voor alle medewerkers prettig werken is, waarin medewerkers zich veilig kunnen voelen en waarin medewerkers maximaal worden ondersteund en gefaciliteerd. Vanuit dit vertrouwen en met dit doel voor ogen zullen wij ons werk stevig voortzetten. Een eerste project dat we hierbij oppakken is onze bijdrage aan de selectie van nieuwe HR-adviseurs voor het team HR.”
Vanuit wethouder Elly de Vries en verschillende fracties is gereageerd op het artikel over de onveilige situatie op het gemeentehuis.
Reactie wethouder Elly de Vries: ‘Proces kost tijd en aandacht’
Verantwoordelijk wethouder Elly de Vries stelt in een uitgebreide schriftelijke reactie op het artikel over de onveilige werksituatie van ambtenaren dat “de gebeurtenissen waarover u schrijft, moeten worden gezien in de context van de ontwikkeling die de organisatie de afgelopen jaren heeft doorgemaakt. De ambtelijke organisatie heeft duidelijk afscheid genomen van het zelfsturende organisatiemodel. Het college van burgemeester en wethouders ondersteunt die keuze. Ons gezamenlijke doel is te komen tot een doelmatige en efficiënte organisatie, die de opgaves van onze gemeente aankan, met goed werkgeverschap voor medewerkers die zich thuis voelen en die zich langdurig aan ons willen verbinden.”
door Henri Stolwijk
Dat proces kost tijd en aandacht, aldus De Vries. ”Dat is nodig om averechtse en ongewenste resultaten te voorkomen. Het gaat om een intensief proces voor organisatie en individuele medewerkers. Signalen van de OR gedurende de afgelopen periode heb ik daarom altijd als aansporing opgevat.”
Het proces is in volle gang, een van de onderdelen daarvan is het opnieuw opstellen van een functiehuis. Op de uitgesproken zorgen over gevoelens van onveiligheid op de werkvloer is volgens wethouder De Vries direct actie ondernomen, onder meer door het betrekken van een vertrouwenspersoon. In de loop van dit jaar wordt een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden, inclusief een cultuuronderzoek.
Bijzondere aandacht
Voor de HR-functie is bijzondere aandacht. Nu de organisatie in een andere fase is gekomen, is het, aldus De Vries, tijd om de twee externe organisatieadviseurs die sinds 2021 zijn ingeschakeld te vervangen door ambtenaren in gemeentelijke dienst. Zij vult aan: “Met de externe organisatieadviseurs zijn praktische afspraken gemaakt over het afrondende takenpakket.”
Zij voegt daaraan toe: “Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt lukt het de gemeente steeds beter goede en gemotiveerde mensen te interesseren voor onze organisatie. Waar nodig, maar zo min mogelijk, huurt de gemeente tijdelijk externe vakmensen in.”
Groot probleem
In algemene zin constateert De Vries dat een groot verloop van werknemers en de krapte op de arbeidsmarkt voor alle organisaties, overheid en daarbuiten, een groot probleem vormen. Maar, stelt zij: “Kijkend hoe vacatures worden ingevuld - dit jaar hebben wij al 28 nieuwe collega’s kunnen verwelkomen - vind ik dat wij het ondanks deze omstandigheden niet slecht doen.”
“Ik vind het fijn te constateren dat de afgelopen maanden een constructieve basis voor verdere dialoog is ontstaan met de OR. Dat helpt ons met het invullen van de organisatieveranderingen en helpt bij de uitdagingen die wij als gemeente hebben richting inwoners, ondernemers, gemeenteraad en andere belanghebbenden.”
Reacties fractievoorzitters
Het artikel is voorgelegd aan de fractievoorzitters in de gemeenteraad, met het verzoek om commentaar. Wij citeren hier de meest relevante reacties.
door Henri Stolwijk
Jan Vergeer (CDA): “Het college kan zich publiekelijk verdedigen, de ambtelijke organisatie niet. Om die reden ben ik terughoudend in het publiekelijk uitspreken van oordelen over de ambtelijke organisatie.” Wel is volgens Vergeer door de raad aangedrongen op een andere sturingswijze van de ambtelijke organisatie. “De platte organisatie zonder leidinggevenden is stuurloos gebleken. Een herinrichting brengt vaak onrust mee, dat is een feit. Gevolg daarvan is dat medewerkers soms andere keuzes maken of teleurstellingen te verwerken krijgen.”
VVD’er Dirk van den Acker stelt dat “de VVD-fractie zich al langer zorgen maakt over de gemeentelijke organisatievorm en met name de mate van zelfsturing. Aanpassing van de organisatie is opgenomen in ons verkiezingsprogramma en overgenomen in het coalitieprogramma. De VVD is blij met de terugkeer naar de duidelijke organisatiestructuur. De VVD wil kundige ambtenaren voor de gemeentelijke organisatie behouden, terughoudendheid met tijdelijke inhuur en de regie op projecten en werkzaamheden versterken.”
Merel van Dijk-Baak zegt namens GroenLinks dat haar “niets bekend is van onrust onder het ambtenarenkorps”. Zij wil daarom wachten op de reactie van de wethouder en de gemeentesecretaris. “Maar,” stelt zij ook, “wat wij opmerken en waar wij het college tijdens commissie- en raadsvergaderingen op wijzen is de kwaliteit van de stukken. Die vinden wij op punten ontoereikend.”
Ook Els Oliwkiewicz-Bosboom van de ChristenUnie meldt dat de onrust onder de ambtenaren nieuw is voor haar. De interne berichten daarover kent zij evenmin. “Ik voel daarom ook niet de behoefte om een inhoudelijke reactie te geven, ik ga daar simpelweg niet over. Als fractie maken we ons wel zorgen over het gebrek aan capaciteit, wat al een aantal keren tot vertraging of uitstel van levering van stukken en oppakken van taken heeft geleid. Maar de eerlijkheid gebiedt te zeggen dat het personeelstekort bij heel veel gemeenten speelt.”
Bas Otting van D66 noemt het “niet passend om individuele medewerkers te bespreken in het publieke debat”, maar constateert wel dat de organisatie “het niet altijd even makkelijk heeft. Dat je een oorzaak ziet in de eerdere structuurloze organisatie, daar sluit ik me bij aan.” Dat de herinrichting “enige onrust voor de medewerkers met zich zou meebrengen was te verwachten. De vele veranderingen in korte tijd hebben een behoorlijke wissel gehad op de medewerkers, maar ook op de staf. We merken duidelijk vooruitgang en het is cruciaal dat er tijdens het gehele proces wordt geleerd. De Ondernemingsraad (OR) speelt voor ons een cruciale rol gedurende dit proces, het uitgesproken vertrouwen is voor ons van groot belang.”
Willem Zuyderduyn van Lokaal Liberaal is niet gelukkig met de door de gemeente gehanteerde term “doorontwikkeling”. Hij stelt: “Naar onze mening is het gepaster te spreken over een organisatieverandering of reorganisatie.” Hij oordeelt ook, op basis van de in het artikel naar voren gebrachte feiten, dat “de externe HR-adviseurs een brevet van onvermogen moeten krijgen, de samenwerking moet direct worden gestaakt.” Wel is wethouder De Vries volgens de fractievoorzitter van LL “ter zake kundig om het tij te keren”. Zorgen spreekt Zuyderduyn uit over de “tijdigheid van de beantwoording op de door de gemeenteraad ingediende vragen. Bovendien krijgen we van het college regelmatig te horen dat het ontbreekt aan ambtelijke capaciteit en dat niet alles kan worden opgepakt. Daarnaast maakt onze fractie zich zorgen over de afhandeling van WOO-verzoeken, die niet tijdig en niet compleet is.”
De fracties van de SGP, PvdA en Burgerbelangen Bodegraven-Reeuwijk hebben niet gereageerd op het verzoek om commentaar.
Verantwoording
Voor het artikel over de onveilige werksfeer op het gemeentehuis is gesproken met diverse anonieme bronnen, zowel uit ambtelijke kringen als uit de politiek. Anonimiteit is afgesproken, omdat betrokkenen persoonlijke consequenties vrezen als hun naam bekend wordt gemaakt. De informatie is waar mogelijk dubbel gecheckt en gebaseerd op de meest betrouwbare bron(nen). Ook hebben wij inzicht gekregen in interne e-mails en blogs die over de onvrede zijn geschreven en verspreid onder de ambtenaren.
Op 25 juni hebben wij op grond van de Wet Open Overheid per e-mail aan de afdeling communicatie zes stukken opgevraagd om de correctheid van de verkregen informatie te verifiëren. Wij hebben aangegeven dat we op basis van die stukken vragen aan het college zullen formuleren.
Na de ontvangstbevestiging per kerende mail volgde op 20 juli de mededeling van het Team Juridische Zaken dat de aanvraag “vanwege de gecompliceerdheid van de gevraagde informatie helaas” niet binnen de geldende termijn van vier weken kan worden behandeld. De beslissing zou uiterlijk 7 augustus genomen worden.
Op 9 augustus werd per e-mail gemeld dat “de documenten betrekking hebben op verschillende dossiers. Om in een dossier een meer volledig beeld te kunnen geven willen wij onderzoeken of ook meer recente documenten bij de zoekslag betrokken moeten worden.” De beslissing daarover wordt nu volgens de verwachting eind augustus genomen.
Per mail hebben wij daarop gevraagd om, in overeenstemming met de geest en doelstelling van de WOO, de gevraagde informatie per direct te delen. Met als aanvulling: “Als op grond van journalistieke argumenten aanvullende documenten opgevraagd moeten worden, zullen we dat verzoek per direct indienen”.
Op 17 augustus reageerde de gemeente dat “de termijnen die u aangeeft inderdaad duidelijk zijn en die hebben we in uw WOO-verzoek niet gehaald. Wij zijn nog bezig met de verwerking van de gegevens uit de door u gevraagde periode en verwachten deze begin volgende week te publiceren.”
Het concept-artikel is vervolgens afgelopen vrijdagavond voorgelegd aan alle fractievoorzitters in de gemeenteraad en de wethouder.